如何整理文件/文档？

2024-05-16 07:43:06    2450次浏览

不管是在办公室还是家里，纸质文件都会越积累越多。如果长时间不去整理和收拾，就会越来越乱。而且很难判断哪些文档需要保留，哪些可以扔掉。

其实我们只要制定一个整理计划，再采用一些科学的整理收纳方法，就可以很快而且有效的将其进行整理收纳，比想象中容易得多。一起来试试吧。

一、文件整理

1、翻阅类和记录文件

首先需要逐一翻阅所有的文件，确定文件的类型，将其分类。你可以拿一枝笔，一边查看一边用纸记录下来。

比如：杂货店的收据，你可以记录为“生活支出”。如果一份文件内容比较多，包含的信息比较多，就在旁边注明。

2、设置文件分类

根据上一步你翻阅记录的文件信息，设文件类别，然后每个类别一个文件夹。设置类别要合适，类别不要太宽也不要太狭窄。

类别要将刚记录的文件都包含进去，而且要考虑以后增加的文件也应该能包含。比如：票据、家庭、健康、工作/业务、教育等。

3、文件颜色

将不同类别的文件夹设置为不同的颜色，会帮助你更快更方便识别，一目了然而无需任何思考。比如：绿色文件夹装的各种票据，红色文件夹表示私人物品，蓝色文件夹代表是医药相关。

4、整理文件

再次检查文件，看看还有没有没有收拾乱糟糟的。还有没有什么是不再需要的。不再需要的就将其丢进垃圾桶。如果不知道是不是应该保存某份文件，可以问下自己什么时候还会用到，是不是会用到。

大部分情况下，收据是凌乱的罪魁祸首，所以如果不是特别需要保留，建议丢弃，如果不确定，可以留存电子文档。

5、装进箱子

根据个人需求，选一个合适的文件箱，将刚刚分类好的文件都装进去。箱子的大小和形状根据自己的文件多少以及放置的空间来确定。

如果文件实在太多，比如办公室里面，可能会需要一个专门的文件柜来收纳。家庭等文件比较少的地方，一个箱子就搞定了。

记得文件柜 要稍微买好一点的，如果容易破裂或者把手松了，那你刚刚收纳的辛苦可能白费了。：）

二、评估文件内容

1、确定有效期

有的文件虽然很重要，但是可能只需要保留几个星期，而有的文件可能需要保存几十年。所以我们可以每隔几个星期来检查下对时间比较敏感的文件，比如银行记录、保修卡等。如果超过有效期的，就可以扔掉啦。

2、销毁银行文件

银行会产生很多文件，比如开户协议、信用卡对账单、存款单、取款单。除了存款单需要保留，其它文件在核对准确无误后，是可以销毁的。敏感信息，记得撕碎哦。

3、保险单据

保险单一般很重要，需要保存时间比较长。但对于过期的保单或者已经更换了后的旧保单，也没有保存价值，可以扔掉，还是记得撕碎敏感信息。

4、纳税证明

如果有家庭或者个人收入纳税证明，轻尽可能的长期保存，除非你确定它们没有任何用途才扔。

5、各种证明

出生证明、死亡证明、结婚证、遗嘱等重要的文件，应该长期保存，而且要保存在干燥的环境，防止回潮。用塑料文件袋装好可以防止折叠或者磨损。

三、文件收纳

1、准备收纳的工具

正确的收纳可以确保文件整洁有序，而且保存的比较。可以根据自己的实际情况选择合适的整理收纳工具。比如可能会用到：黑色记号笔、分类的文件夹、不同的颜色标签、文件箱、文件柜、文件夹、标签纸、打孔器等。

2、贴标签

准备好的新文件夹，可以在上面贴上标签，写上文件夹中存放的文件类型，用记号笔写识别。标签上可以六点恐怖，以便涂点不同的颜色来快速识别。

3、排序

如果文件夹太多，可以按照一定的规则进行排序。按照拼音首字母排序也可以，按照类别排序也可以。文件夹可以排序，文件夹里面的文件也可以进行排序。 多重排序也可以，比如先按照类别排序，同类别再按照日期排序。

4、用颜色标识

醒目的颜色可以让人在时间、不假思索的就能找到需要的文件，所以如果有必要，可以为不同的文件设置不同的颜色。尽量让颜色和类别相匹配，比如和票据有关的，用绿色。和医药有关的用蓝色。

5、取出常用文件

如果每天或者经常都在用的文件，先不要着急放进收纳箱。这些文件可以放在桌面上，或者其它随手可以拿到的地方，这样用起来才方便。给常用文件夹贴上标签识别或者用颜色识别，这样就能很方便的识别。

6、放入文件

尽可能的将摆在外面的文件或者挂在墙上的文件进行收纳，这样干净整洁又有效率。

四、文件的保持

1、检查损坏

随时时间的推移、很多文件都会产生磨损而损坏，所以我们要注意保护文件，特别是重要的文件。如果发现损坏，记得修复或者复印等。

2、重新检查

过段时间重新检查下收纳的文件，可能我们次收纳因为没经验或者时间紧迫，收纳不怎么合理。再次检查的时候会发现，也可以重新进行更科学的收纳整理。

3、细分类型

随着时间的推移，会产生越来越多的文件。如果当时的文件分类中的文件太多时候，还可以对以前的分类进行二次分类，分很多子类型。比如财务下面再分支出和收入。

4、合理使用标签

根据情况，合适的使用标签，可以减少混乱。标签可以进一步细分文件系统，所以很好用。随时准备一个标签机，也没几个钱，随手打印，随手分类。