纸质文件整理流程之装档案盒存档

2025-02-11 01:33:24    1154次浏览

装盒是指将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。将归档文件装入档案盒时，应严格按档号顺序装入，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。档案利用完毕后也必须准确归位。需要注意的是：不同类目的归档文件不应放入同一档案盒，如不同年度的归档文件不应同盒；不同保管期限的归档文件不应同盒。同一事由的归档文件，不要求必须同盒，只须按排列的先后顺序依次装盒，装满一盒，再顺次装入下一盒。另外，档案盒内的文件数量应尽量做到厚度适宜，装盒饱满，避免长期放置造成纸张弯曲受损。

填写档案盒封面、盒脊要注意的是，档案盒封面应使用全称或通用简称标明全宗名称，盒脊处应填写全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号。起止件号填写盒内排列前和排列后的归档文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格。盒号一般填写档案盒上架排列后的顺序号，移交进馆前可先用黑色铅笔编写盒号，进馆时再按进馆要求进行修改。

档案盒内应放置备考表，置于每盒内的所有归档文件之后。填写备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。填写时应注意的是：

1、盒内文件情况说明：包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况等，如归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。另外，归档文件目录备注项中填写不下的内容，可在此加以详细说明。

2、整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

3、整理日期：归档文件整理完毕的日期。

4、检查人：负责检查归档文件质量的人员签名或签章。一般由档案工作主管部门的负责人填写。

5、检查日期：归档文件检查完毕的日期。