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以案卷为单位整理

2021-06-28 04:27:46    1378次浏览

以案卷为单位整理

以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。

1、分类

按照立档单位的档案分类方案,在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上,将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开:

(1)分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。

(2)分类别:将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。

(3)分问题:将文书材料按其内容所反映的问题分开。

(4)分保管期限:根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按不同的保管期限分开。

2、组合

组合的基本要求:以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

组合的基本方法:

(1)党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等,一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。

(2)会议文件,一般一会一卷,也可以根据文件多少,一会数卷或数会一卷。

(3)统计材料、表册等文件,一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。

(4)工作计划、总结等文件,一般可按作者或名称组合。

(5)案件材料,一般一案一卷,或一案数卷。

(6)人民来信,可按来信所反映的问题、信件作者或信件的处理形式组合。

(7)简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

(8)其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。

3、编目

(1)卷内文书材料排列

卷内文书材料排列前,要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。

排列时,一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时,批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(诉讼档案除外)中结论性材料在前,依据性材料在后。

(2)编页号与盖档号章

卷内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。页号的位置,正面在右上角,反面在左上角。

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